Dlaczego Twoja firma powinna wdrożyć Google Workspace?

A mowa tu o Google Workspace – umieszczonym w chmurze zestawie aplikacji, który świetnie sprawdzi się zarówno w mikroprzedsiębiorstwach jak i w korporacjach. Dlaczego warto z niego skorzystać? Oto kilka wybranych powodów!

Przechowywanie

Odpowiednie zabezpieczenie danych i dokumentów to w większości przedsiębiorstw sprawa absolutnie kluczowa. Przechowywanie plików na lokalnych dyskach komputerów niesie za sobą ryzyko ich utraty. Może się tak stać, kiedy urządzenie się zepsuje albo zostanie skradzione. 

W ramach Google Workspace każdy pracownik otrzymuje do dyspozycji przestrzeń dyskową w chmurze (w zależności od pakietu – od 30 GB do 5 TB). Dzięki temu zapisane pliki będą bezpieczne, nawet jeśli coś stanie się z firmowym sprzętem. Co więcej, każdy użytkownik będzie mieć dostęp do wszystkich dokumentów zapisanych w chmurze z dowolnego urządzenia, na którym można zalogować się do konta Google.

Komunikacja

Ale to nie wszystkie zalety jakie niesie za sobą rezygnacja z dysków lokalnych. Zapisywanie plików w chmurze Google ułatwia również komunikację. Twoi pracownicy będą mogli za pomocą kilku kliknięć udostępnić swoje pliki innym osobom – czy to kolegom i koleżankom z zespołu, czy to klientom i partnerom zewnętrznym. W ten sposób można przekazać nawet ciężkie pliki, których załączenie do wiadomości mailowej byłoby niemożliwe. Osoba, która otrzyma dostęp do danego dokumentu – w zależności od zakresu przyznanych uprawnień – będzie mogła go przeglądać, komentować, a nawet edytować. 

Co więcej, w ramach Google Workspace pracownicy mogą w tym samym czasie pracować na jednym pliku i korzystać przy tym z takich funkcji jak widok kursora innego użytkownika, pozostawianie komentarzy dla innych, przypisywanie zadań współpracownikom, oznaczanie osób i plików w tekście czy prezentowanie dokumentów podczas wideokonferencji.

Pakiet od Google pozwala też użytkownikom korzystać ze współdzielonych dysków. W ten sposób, wszystkie osoby przypisane do danej przestrzeni automatycznie mogą pracować na każdym zapisanym tu dokumencie. Taka funkcja wspomaga produktywność zespołów pracujących ze sobą na co dzień. A jeśli ktoś opuści firmę, to stworzone przez niego dokumenty pozostaną na swoim miejscu.

Decydując się na pakiet Google Workspace, Twoja firma zyska też szereg innych narzędzi wspomagających komunikację. Mowa tu na przykład o komunikatorze tekstowym (Google Chat), czy narzędziu do prowadzenia wideokonferencji (Google Meet). Wszystkie te aplikacje są ze sobą ściśle powiązane, a ich wykorzystanie często można ze sobą łączyć. 

Bezpieczeństwo i kontrola nad danymi

Jednym z największych wrogów przedsiębiorstwa jest chaos. Jednak odpowiednie zorganizowanie pracy to nie wszystko. W ramach Google Workspace otrzymasz dostęp do konsoli administracyjnej, dzięki której będziesz mógł zarządzać kontami poszczególnych użytkowników. 

Z tego poziomu można na przykład wprowadzić dodatkowe zabezpieczenia logowania do kont użytkowników. A chodzi między innymi o kontrolę siły haseł, weryfikację dwuskładnikową czy logowanie oparte na SAML 2.0.

Innym przykładem mogą tu być zabezpieczenia IRM. Information Rigts Management sprawiają, że możesz zablokować pracownikom opcję kopiowania, pobierania czy drukowania wskazanych plików, które Twoje przedsiębiorstwo przechowuje na dysku. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że nie wyciekną one poza firmową chmurę.

Google Vault jest zaś aplikacją, za pośrednictwem której możesz archiwizować, przechowywać i eksportować dane z innych programów udostępnionych w ramach pakietu. Za pośrednictwem tego narzędzia możesz określić na przykład na jakich zasadach mają być archiwizowane wiadomości z kont Gmail pracowników (będą one dostępne w archiwum nawet po ich usunięciu ze skrzynki pocztowej). Vault pozwala też na eksport wiadomości na czacie czy plików zapisanych na Dysku Google.

Google Workspace – podsumowanie

Google Workspace to rozwiązanie, które jest wręcz naszpikowane funkcjami zwiększającymi produktywność pracy zespołu i bezpieczeństwo firmowych danych. A w powyższym tekście została wymieniona tylko niewielka część możliwości, jakie daje to narzędzie. Jeśli zastanawia Cię, w jaki inny sposób pakiet od Google mógłby służyć Twojej firmie, to więcej informacji uzyskasz od oficjalnego Partnera Google firmy FOTC z Wrocławia. Specjaliści pomogą dobrać odpowiedni pakiet, oraz przeprowadzą migrację danych z obecnego rozwiązania do Google Workspace.