Wirtualne biuro dla przedsiębiorców z różnych stron Polski

Czym jest wirtualne biuro?

W największym skrócie wirtualne biuro to usługa obsługi siedziby firmy. Obsługa dotyczy w dużej mierze zgody na rejestrację firmy pod adresem wirtualnego biura, ale nie tylko.

Po rejestracji firmy w CEiDG, KRS i innych bardziej specjalistycznych rejestrach, jak rejestr VAT czy CRBR, pod adres firmy zaczyna spływać korespondencja. Wirtualne biuro jest zatem realnym lokalem, czynnym w dni powszednie w typowych godzinach pracy urzędów, który posiada zatrudniony personel i zajmuje się obsługą spływającej korespondencji.

Obsługa korespondencji to nie tylko jej odbiór od listonosza i firm kurierskich, ale przede wszystkim informowanie za pomocą email lub również SMS klientów biura wirtualnego jaka korespondencja dotarła, tj. od jakiego nadawcy, z jakiego miasta i czy list był zwykły czy polecony.

W związku z obecną sytuacją COVID taka informacja może nie być wystarczająca i biuro wirtualne również wykonuje skany korespondencji do PDF, dzięki czemu można realizować hasło "zostań w domu".

Kto potrzebuje wirtualnych biur?

Wirtualne biura to głównie usługa dla wszelkiego rodzaju spółek. Warszawa świetnie nadaje się na centralę firmy, podczas gdy spółka może mieć swoje magazyny, punkty obsługi klienta, sklepy, punkty odbioru towaru dosłownie wszędzie, niekoniecznie w województwie mazowieckim.

Taki stan rzeczy jest w pełni uzasadniony biznesowo. Oczywiście siedziba spółki może być również w domu wspólnika spółki, albo w wynajętym magazynie, jednakże warto by było by siedziba była adresem stałym na lata. Magazyn może być zmieniany, gdyż raz będzie za mały, później za drogi a na koniec całkiem niepotrzebny. Siedziba w centrum Warszawy to koszt pomijalny i dzięki temu nie trzeba będzie robić zmiany siedziby wpisanej w KRS. Zmiany siedziby w KRS są źle postrzegane przez kontrahentów, trzeba wypełniać skomplikowane druki KRS, czekać na zmianę, płacić opłatę za zmianę siedziby a na koniec jeszcze informować kontrahentów, że jest inny adres do faktur i do korespondencji. Zauważmy, że de facto każda umowa podpisana przez spółkę posiada paragraf, że w przypadku zmiany adresu do korespondencji należy jak najszybciej powiadomić drugą stronę umowy. Z wirtualnych biur korzystają również osoby prowadzące działalność gospodarczą oraz Polacy, którzy wyjechali za granicę i pozostawili w kraju jakiś majątek, który jest obsługiwany przez wyspecjalizowanych zarządców. Umieszczanie siedziby działalności gospodarczej lub spółki w domu także jest problematyczne, gdyż pod adres siedziby przychodzi niechciana poczta np. katalogi artykułów biurowych, prośby od fundacji, oferty na księgowość. Może też przyjść urzędnik bez zapowiedzi weryfikujący prawdziwość danych podanych do rejestru VAT a w przypadku problemów finansowych spółki ciężko będzie określić, co w domu należy do osób prywatnych a co do spółki. W sytuacji, gdy spółka poradzi sobie finansowo ponadprzeciętnie to także jest problem, gdyż może być dużym podatnikiem w małym miasteczku i znajdzie się pod lupą urzędów, co w centrum Warszawy jest po prostu niemożliwe, ze względu na namnożenie zarówno biur wirtualnych, małych firm, biurowców i dużych korporacji zajmujących całe piętra drapaczy chmur.

Jak zweryfikować wirtualne biuro?

Szukając wirtualnego biura warto zwrócić uwagę na status prawny jego lokalu tj. czy prowadzący wirtualne biuro jest w posiadaniu lokalu. Warto też sprawdzić długość istnienia wirtualnego biura i podejść do jego siedziby, by zweryfikować czy posiada sale do spotkań zarządu spółki.