Regulamin na stronę internetową: na jakie przepisy zwrócić uwagę w 2025 roku?

Rok 2025 powoli wychodzi na ostatnią prostą i można wskazać w nim już najważniejsze aktualizacje przepisów, które wpływają na proces formułowania regulaminu strony internetowej. Nowe przepisy to jedno, ale nie można również zapominać, że o wielu kluczowych, które obowiązują od dłuższego czasu, a są obecnie nie mniej ważne niż te niedawno wprowadzone - podpowiada Kancelaria Adwokacka Pałucki & Szkutnik

Na co zwrócić zatem uwagę w kontekście regulaminu strony internetowej? Jak nie narazić swojej firmy na niepotrzebne kłopoty?

Likwidacja platformy ODR

Od dnia 20 lipca 2025 r. została zamknięta platforma ODR (Online Dispute Resolution), czyli narzędzie do pozasądowego rozwiązywania sporów między konsumentami a przedsiębiorcami. W związku z tą sytuacją każdy sklep internetowy powinien był zaktualizować swój regulamin, skoro konsumenci nie mogą już korzystać z tego rozwiązania.

Należy usunąć wszelkie odniesienia do unijnej platformy ODR, ponadto powinno się udostępnić konsumentom alternatywne rozwiązania. Są to np.:

• polubowne sądy konsumenckie;
  
  
• ADR – krajowe centra pozasądowego rozwiązywania sporów;
  
  
• Europejskie Centra Konsumenckie (ECC-Net).

Europejski Akt o Dostępności, czyli dyrektywa EAA

Europejski Akt o Dostępności został zaimplementowany w Polsce ustawą z dnia 26 kwietnia 2024 r. o zapewnianiu spełniania wymagań dostępności niektórych produktów i usług przez podmioty gospodarcze. Przedsiębiorcy, których dotyczyły nowe przepisy, mieli czas do 28 czerwca 2025 r. na dostosowanie swoich produktów i usług do wymogów unijnych. W jego konsekwencji przedsiębiorcy, których dotyczą przepisy muszą zapewnić dostępność cyfrową produktów i usług zgodnie z dyrektywą UE 2019/882.

Nowe przepisy pociągnęły za sobą konieczność zapewnienia dostępności wybranych produktów lub usług. W dyrektywie chodzi przede wszystkim o to, aby określone kategorie produktów i usług były dostępne niezależnie od poziomu sprawności użytkowników. Powyższe zasady wiążą się bezpośrednio ze standardami WCAG 2.1 AA (Web Content Accessibility Guidelines), czyli wytycznymi dotyczącymi dostępności treści internetowych.

Co prawda ustawa nie nałożyła wprost obowiązku zmiany samego regulaminu, jednak przedsiębiorcy powinni byli zaktualizować informacje o produktach objętych ustawą, np. zaprojektować je w taki sposób, aby mogły być odbierane za pomocą zmysłu wzroku oraz słuchu albo aby informacje o nich były przedstawione za pomocą odpowiedniej czcionki z wystarczającym kontrastem i odstępami między literami, wierszami i akapitami. W przypadku świadczenia usług, np. związanych z przewozami pasażerskimi, czy bankowością elektroniczną, konieczne były natomiast zmiany zapewniające dostępność tych usług, np. w zakresie interfejsu, który powinien zawierać alternatywne sposoby komunikacji. W zależności od przyjętych rozwiązań, udostępnienie nowych sposobów w zakresie usług może wiązać się z koniecznością dostosowania Regulaminu, aby opisać nowe sposoby udostępnienia usługi dla Klientów.

Zapewnienie zgodności z RODO

Wszystkie ważne aspekty i treści związane z RODO najczęściej zawierane są w osobnych podstronach, czyli polityce prywatności oraz polityce cookies. Jednak jak najbardziej można, a w jakiejś formie wręcz powinno umiejscowić je również w regulaminie strony.

W przypadku sklepów internetowych obowiązki administratora danych osobowych, czyli sprzedawcy, zawarte są w art. 13 RODO. Mowa jest w nim o informacjach podawanych w przypadku zbierania danych od osoby, której dane dotyczą, czyli kupującym lub użytkownikom strony:

• dokładne dane administratora, wraz z danymi kontaktowymi swojego przedstawiciela;
  
  
• w niektórych przypadkach będzie wymagane podanie tożsamości i danych kontaktowych inspektora danych osobowych;
  
  
• cele i podstawy prawne przetwarzania;
  
  
• jakie dane będą przetwarzane w razie np. zapisu do newslettera;
  
  
• poinformowanie o prawach konsumenta do dostępu do danych czy ich usunięcia;
  
  
• sposobie przechowywania pozyskanych danych;
  
  
• jakim innym podmiotom mogą zostać ewentualnie udostępnione dane osobowe.

Co ważne, musimy pamiętać o tym, że informacja RODO powinna zawierać aktualne informacje. Jeśli zatem zmieniamy swoje działania, udostępniamy nowe usługi, czy korzystamy z nowych narzędzi - to odzwierciedlenie tych działań powinno pojawić się w polityce prywatności.

Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną

Każdy przedsiębiorca prowadzący stronę internetową powinien spełnić wymogi ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Wymaga ona w szczególności podania informacji dotyczących:

• rodzajów i zakresów usług świadczonych drogą elektroniczną;
  
  
• warunków świadczenia usług drogą elektroniczną, w tym:

- wymagań technicznych niezbędnych do współpracy z systemem teleinformatycznym, którym posługuje się usługodawca,

- zakazu dostarczania przez usługobiorcę treści o charakterze bezprawnym;

• warunków zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną;
  
  
• trybu postępowania reklamacyjnego.

Prowadząc sklep internetowy należy zatem podać nie tylko zasady procesu sprzedaży produktów, lecz również te związane z usługami elektronicznymi, które są tam świadczone. Należy pamiętać, że prawdopodobnie konieczne będzie dalsze doprecyzowanie kwestii związanych z tymi produktami oraz uprawnieniami reklamacyjnymi klienta w stosunku do tych produktów.

Podanie danych kontaktowych

Obowiązująca od prawie już 3 lat dyrektywa Omnibus wymogła, żeby poza adresem e-mail, koniecznie w regulaminie znalazł się również numer telefonu, pod którym klient z łatwością skontaktuje się ze sprzedawcą. Poza tym usługodawca wpisuje pełną nazwę firmy, jej siedzibę z adresem, NIP lub KRS, REGON, dane kontaktowe. Można podać również inny środek komunikacji online, musi on jednak spełniać kilka warunków:

• gwarantować zachowanie pisemnej korespondencji pomiędzy konsumentem a przedsiębiorcą, w tym daty i godziny takiej korespondencji,
  
  
• spełniać wymogi trwałego nośnika,
  
  
• umożliwiać szybkie i efektywne kontaktowanie się konsumenta z przedsiębiorcą.